Når bør man outsource aktiviteter i en bedrift

Denne artikkelen skal ta for seg når man bør outsource aktivitet i bedriften. Gjøres det for tidlig, kan det bli en kostbar affære, og gjør man det for sent, kan man gå glipp av inntekter. Identifisering av kjernevirksomhet og hva som ikke er det, er første trinn. Det neste er å sette teknikkene ut i liv.

Før mente man at det å sette bort komplekse systemer (f.eks IT) til eksterne aktører var en stor risiko. Nå er det flere og bedre systemer som gjør at man kan senke skuldrene. Litt. Risiko øker uansett drastisk, men da også den potensielle fortjenesten. Så når bør man outsource? Og hva?

Vi skal ta for oss om man i det hele tatt bør outsource en aktivitet og i hvilke situasjoner det kan lønne seg. Vi skal se på suksessfaktorer ved strategisk, taktisk og operasjonelt nivå. Til slutt skal vi se på kritiske faktorer og hva som kan stå på spill. 

Outsourcing som en forretningsmodell

For å prøve å bedre sin egen konkurransedyktighet og øke fortjenesten, så er det mange bedrifter som outsourcer driften delvis eller helt. Vi ser det innenfor telekom, digital marketing og industri. Nye konsepter oppstår, slik som re-design, (engineering), strukturelle endringer, benchmarking og ikke minst LEAN.

LEAN innebærer en "slankere organisering", eller færre ansatte. Dette kan virke både positivt og negativt inn. Allerede de første årene av 2000-tallet ble det rapportert fra amerikanske og europeiske markeder at outsourcing hadde blitt en generell strategi. Som en ny kostnad skulle bedrifter på sikt tjene på dette. Bare i USA alene var outsourcing estimert til en verdi av 3400 mrd. dollar. 

Når denne strategien i seg selv blir en konsensus i markedet, så endrer organiseringen av bedrifter seg. Ved å outsource kunne man i prinsippet starte opp en bedrift helt alene uten ansatte. Honoraret ble betalt til bedriften som tok seg av arbeidet. Men hva gjorde det med bedriftenes "sjel" og har det noe å si på sikt?

Vi har ulike typer outsourcing, her er noen eksempler:

Offshoring

Offshoring handler om å flytte aktiviteten til et lavkost land, slik at tjenestene ble billigere. 

Delvis outsourcing

I slike tilfeller blir kun en eller få avdelinger eller funksjoner outsourcet for å skape vekst.

Nøkkelferdig outsourcing

En nøkkelferdig løsning betyr at leverandøren besørger både det ferdige produktet, men også koordineringen av aktivitetene før, under og etter.

Grunner for å outsource

Det er både taktiske og strategiske grunner for å outsource. Noen grunner listes her:

• Redusere operative kostnader
• Redusere kapitalinvesteringer
• Endre faste kostnader til variable
• Beholde konkurransedyktighet
• Fokusere på kjernevirksomhet
• Få tilgang til ny teknologi og kompetanse
• Øke fleksibilitet og tilgjengelighet
• Minske tidsbruk til markedet
• Bedre kvaliteten
• Øke fortjenesten

Taktisk sett kan det være for å redusere operative kostnader for å gjøre tilgjengelig midler til utvikling og investering.  Det vil frigjøre likviditet og forbedre prestasjonen. Samtidig kan man få oversikt over områder i driften som har blitt tilsidesatt og neglisjert. 

Strategisk sett kan outsourcing ha påvirkning på bedriftens fokus og få tak i høy kvalitets ressurser som kan gjøre at bedriften blir markedsledende. Det kan være for å få tak i kompetanse som ikke finns i bedriften i dag.

Til sammen har disse grunnene et opphav, nemlig å prestere bedre på alle plan. Det viser tydelig hvor viktig likviditet er. Med god likviditet og omløpshastighet, vil man kunne utvikle bedriften i riktig retning. Det er likevel mange aber til denne strategien.

Husk at outsourcing ikke skal gå på bekostning av:

• Bedriftens grunnpilarer
• Kundetilfredshet
• Intern sikkerhet

En annen grunn for outsourcing kan nettopp være at man begynner å få midle overskudd til å utvikle seg. Det kan for eksempel være for å omstille seg i et stadig endrende marked. Vi skiller gjerne mellom outsourcing pga mangel på kapasitet eller spesialitet.

Derfor blir det å velge outsourcing en delikat affære. Vi kan derfor si at det er avhengig av to variabler, nemlig den strategiske viktigheten av spesifikk kompetanse og nivået av konkurransedyktighet relatert til leverandører. Bedriftene kan nå velge mellom 4 avgjørelser:

1.Er kompetansen i bedriften høyere enn hos andre aktører, så er ikke outsourcing et alternativ

2.Er kompetanse lavere og differensiert fra konkurrenter, så er outsourcing et aktuelt alternativ

3.Når en spesifikk aktivitet ikke er strategisk (langsiktig), så bør man ikke outsource den

4.Når aktiviteten er strategisk og kompetansenivået lav, så bør man søke etter tilpasset outsourcing

Når man outsourcer en aktivitet, kan man føle at man mister kontroll på mange nivå. Bare det å flytte aktiviteten er et faremoment. Det er viktig å holde full fokus når aktiviteter skal outsources. Derfor er det nyttig å se på prosessene som skal til for å outsource. 

Prosessen med å outsource

Det å outsource kan bli en suksess om det gjøres riktig. Derfor er det helt avgjørende at enhver bedrift som tenker på å flytte aktivitet over til en ekstern aktør, at man kjenner til trinnene i denne prosessen. På den måten kan overgangen bli enklere.

Vi kan skissere det slik:

• Strategisk fase (hvorfor, hva, hvem?)
• Overføring (hvordan?)
• Operativ fase (hvordan styre dette?)

Man kan si mye om prosessene rundt outsourcing, vil du høre mer, ta kontakt for mer informasjon.

Risiko ved outsourcing

Det er tydelig at man må skissere en del regler og retningslinjer dersom man vurderer å outsource. Endringen kan bli en suksesshistorie, om man lykkes. Man er avhengig av åpenhet og tillit. Man må finne aktører som ser nytten i å gjøre oppgavene. Det kan være smart å finne aktører som deler en felles historie eller kunnskap som bedriften. 

Det er noen typer risiko som går igjen når det er snakk om outsourcing. De er knyttet til prestasjon (resultater), tekniske og kommersielle faktorer.

Kan den innhentede bedriften gjøre oppgavene som er etterspurt, og har de kapasitet til å møte oppgavene som tiltrer? Er informasjonsflyten god og presis nok? Hva gjør man dersom disse kriteriene blir tilfredsstilt?

Dessuten bør den som vinner kontrakten kunne tilføre noe på bakgrunn av teknisk styrke. Det betyr at det ikke bør oppstå problemer og forsinkelser på grunn av IT. Det kan også være bruk av forskjellige systemer, og dette må sjekkes opp før kontrakten fullføres. 

Det innebærer at bedriften man innhenter må inneha høy kompetanse innen teknologi. Mange slike bedrifter kalles SaaS-bedrifter. Programvare som en service kan gjøre mange oppgaver mye enklere. Problemene oppstår dersom det er veldig stor forskjell i kompetanse mellom kunde og leverandør. En mulig løsning er å avtale å øke kompetansen in-house, eller å ha spesialister eller kontrollorgan tilgjengelig.

Kommersiell risiko er relatert til prisen på dine produkter og tjenester. Målet er å sette riktig pris for å kunne øke fortjenesten mest mulig. Feil prising kan både føre til at kunder går til konkurrenter og at prosjektet feiler. Det er derfor viktig å vite hva leverandører leverer til hvilken pris. 

Det kan synes enkelt å finne ut av dette, men husk at det alltid vil oppstå ting som kan gjøre at leverandøren må avvike fra avtalens hovedoppgaver. En måte å regulere dette på er å bruke insentiver (belønning OG straff) for prestasjon. 

Kontrakten som skrives må derfor undersøkes nøye for å finne ut hva som også står mellom linjene.

Er det verdt å outsource?

Vi har sett at outsourcing kan gi økt fortjeneste om det gjøres riktig. Samtidig ser vi at det er mange typer risiko forbundet med denne måten å drive virksomhet på. I et marked som stadig vekk er i endring, er omstilling helt nødvendig for de fleste bedrifter. Med økte priser på alt er det enda viktigere å vurdere en slik måte å drive på. 

Vi skal ikke si at din bedrift bør outsource, men vi ser mange som velger å gjøre det. For eksempel ved å bruke arbeidere i et lavkost-land eller å bruke en programvare som i sin helhet opereres av en ekstern aktør. Det innebærer ofte å si opp ansatte, noe som igjen kan skape problemer eller utfordringer.

Vi kan liste opp disse punktene som man bør lese gjennom før man går til skrittet å outsource:

• Forstå målsetninger og visjoner 
• Lag en strategisk plan
• Velge den riktige leverandøren
• Utvikle en oversiktlig kontrakt
• Ha en åpen kommunikasjon
• Kontinuerlig styring av relasjonen
• Kvalitetssikre involveringer
• Ta hensyn til personellet

Ser du store fordeler med å outsource, så håper vi denne artikkelen kan være med på å gjøre at du får mer innsikt om nettopp outsourcing som begrep.

Kilder:

Denne artikkelen er basert på kompetanse fra utdanning, og er et kortfattet sammendrag av kapittelet Outsourcing and Risk Management fra boka Purchasing and Supply Chain Management (A.J.V. Weele)